Làm thế nào để nhập khẩu một tập tin định dạng bất kỳ thành một tập tin đính kèm Outlook?
Tìm hiểu cách Outlook Import Wizard có thể hỗ trợ bạn trong việc chuyển đổi một tập hợp các tập tin trên máy tính của bạn vào Outlook file đính kèm, do đó trở thành một thuận tiện Outlook sao lưu công cụ và cho phép bạn giữ các tập tin thường xuyên được sử dụng của bạn trong một thư mục mail của bạn đã chọn. Với Outlook Import Wizard, bạn có thể dễ dàng chuyển các tập tin lưu từ Excel vào Outlook hoặc từ Word để Outlook, cũng PDF sang Outlook hoặc bất kỳ tập tin khác.
Tệp đính kèm đã luôn là một phần của thông điệp email tương ứng. Bạn chỉ có thể nói nếu có một tập tin đính kèm trong một tin nhắn bằng cách tìm một biểu tượng kẹp giấy nhỏ bên cạnh tên của nó, khiến việc tìm kiếm một tập tin đính kèm cụ thể khá tốn thời gian và khó hiểu. Tuy nhiên, có rất nhiều tình huống mà một khả năng để nhanh chóng xác định vị trí, mở hoặc chuyển tiếp một tập tin đính kèm cụ thể sẽ trở nên cực kì tiện dụng. Ví dụ:, nếu bạn có rất nhiều các mẫu tài liệu chuẩn hoặc bảng giá mà bạn gửi đến nhiều người nhận một cách thường xuyên, bạn có thể muốn họ tất cả để sống thực tế ở một trong các thư mục Outlook của bạn để dễ truy cập và thông tin liên lạc. Bạn cũng có thể muốn tài liệu của bạn thường xuyên sử dụng để được lưu trữ trong một tập tin PST và có thể được mật khẩu bảo vệ cùng với địa chỉ liên lạc và thư từ của bạn. Tất cả điều này có thể được thực hiện ở một mức độ nhất định sử dụng out-of-the-box chức năng Outlook, nhưng nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp thật sự tao nhã của vấn đề này, bạn cần Outlook Import Wizard.
Tùy chọn đã chọn cho phép file nhập khẩu bất kỳ loại vào Outlook.
Outlook Import Wizard sẽ giúp bạn biến bất kỳ tập tin (Excel, lời, PDF, vv) trên máy tính của bạn thành một Tập tin đính kèm Outlook
Outlook Import Wizard cho phép bạn chọn bất kỳ tập tin (lời, Excel, PDF hoặc bất kỳ khác) trên ổ cứng của bạn và dễ dàng chuyển đổi nó thành một đơn đính kèm trong Outlook. Các tập tin sẽ không thể là một phần của bất kỳ thông điệp, nhưng sẽ được hiển thị trong danh sách các tin nhắn như một mục độc lập. Rõ ràng, bạn có thể chuyển đổi toàn bộ thư mục của Excel, Word hoặc các file khác của HDD của bạn và nhận được bản sao của họ dưới hình thức Outlook file đính kèm cư trú trong các thư mục cụ thể của Microsoft Outlook của bạn. Điều này rất thuận tiện cho việc tổ chức lưu trữ các tài liệu bí mật trong một tập tin PST được bảo vệ và an toàn, tạo ra một bản sao lưu Outlook của tài liệu hoặc đơn giản chỉ để tạo ra một kho lưu trữ dễ truy cập các tài liệu thường được sử dụng ngay trong Outlook của bạn, do đó đảm bảo rằng bạn vẫn sẽ có thể truy cập nhanh đến chúng dù bạn ở đâu đi với máy tính xách tay của bạn.
Sử dụng thư mục Outlook của bạn để lưu trữ thường xuyên sử dụng Outlook file đính kèm
Như hầu hết các hoạt động khác trong Outlook Import Wizard, nhiệm vụ của các tập tin chuyển đổi (Word để Outlook, Excel vào Outlook, PDF sang Outlook) vào Outlook file đính kèm là một snap – Bạn có thể tập tin đính kèm nhập khẩu dữ liệu bằng một vài cú nhấp chuột. Quá trình này rất đơn giản và bao gồm các bước sau đây:
- Bắt đầu Outlook Import Wizard bằng cách nhấn vào tên của nó trong Programs menu hoặc bằng cách nhấp vào một shortcut trên desktop của bạn.
- Chỉ định thư mục chứa các tập tin bạn muốn tạo một Outlook sao lưutừ. Để làm điều đó, nhập đường dẫn đến thư mục bằng tay hoặc sử dụng thoại Windows tiêu chuẩn có thể được mở bằng cách nhấp vào một nút ở bên phải của các “Thư mục nguồn” lĩnh vực.
- Kiểm tra các “Tìm file của bất kỳ loại” tùy chọn để làm cho chương trình bao gồm các file của bất kỳ loại trong việc lựa chọn nhập khẩu.
- Đợi cho chương trình để quét các thư mục đã chọn và hiển thị một danh sách các tập tin nó cố gắng tìm. Bạn có thể bấm “Hủy bỏ” bất cứ lúc nào để ngăn chặn quá trình tìm kiếm hoặc bỏ chọn các tập tin bạn không cần phải nhập khẩu một khi tìm kiếm kết thúc. Một lần thực hiện, nhấp vào “Tiếp theo” để tiến hành bước tiếp theo.
- Trên màn hình tùy chọn nhập khẩu, rời khỏi tất cả mọi thứ không thay đổi. Gần như tất cả các tùy chọn này được dành cho các tin nhắn email và sẽ không ảnh hưởng đến Tập tin đính kèm Outlook quá trình nhập khẩu. Bạn có thể, Tuy nhiên, kích thước sử dụng- và các bộ lọc ngày dựa trên để thu hẹp lựa chọn của bạn.
- Bước tiếp theo của các Outlook sao lưu thuật sĩ cho phép bạn chọn vị trí đích cho nhập khẩu Outlook file đính kèm. Bạn có thể tập tin đính kèm nhập khẩu dữ liệu trong một trong ba cách:
1) thêm dữ liệu vào một tập tin PST hiện tại,
2) thêm dữ liệu để lưu trữ Outlook mặc định,
3) thêm dữ liệu vào một tập tin PST mới.
Một lần thực hiện, nhấn vào “Hoàn thành” nút. Một vài giây sau, Outlook Import Wizard sẽ hiển thị một cửa sổ với một danh sách các thư mục Outlook của bạn (nếu bạn chọn “Sử dụng lưu trữ mặc định của Outlook” tùy chọn trước đó). Hãy lựa chọn của bạn và bấm “Ok” để bắt đầu quá trình nhập khẩu thực tế. Kết luận Đây chính là Tập tin đính kèm Outlook thủ tục chuyển đổi. - Chương trình sẽ tập tin đính kèm nhập khẩu dữ liệu và hiển thị một bản ghi của các hoạt động chuyển đổi thực hiện trong phiên nhập khẩu hiện hành.
Bức tranh minh họa cách file nhập khẩu sẽ được hiển thị bên trong MS Outlook.
Một khi các thủ tục chuyển đổi kết thúc, bạn có thể bắt đầu Outlook của bạn để xem các tập tin bạn nhập trong các thư mục tương ứng. Họ bây giờ có thể được quản lý giống như cách bạn quản lý bất kỳ vật dụng khác trong Outlook.